Politique administrative de
remboursement des dépenses

L’Ordre s’assure de rembourser les dépenses admissibles selon les frais réels encourus, sur présentation de pièces justificatives et jusqu’à concurrence de montants maximums prédéterminés.

Repas : – Déjeuner 25,00 $ Maximum incluant taxes et pourboire – Dîner 35,00 $ Maximum incluant taxes et pourboire – Souper 50,00 $ Maximum incluant taxes et pourboire .
Exclusion

• Les frais liés à l’achat de boissons alcoolisées ne sont pas remboursés par l’Ordre.

Ces montants ne sont pas cumulables et aucun repas ne sera remboursé si l’activité donnant lieu au déplacement inclut déjà les repas. Lors d’un déplacement à l’extérieur du territoire, le réclamant peut réclamer un déjeuner si son départ est jugé devancé de façon significative par son supérieur immédiat et un souper si sa fin de prestation de travail est jugée retardée de façon significative pour justifier une telle dépense.

La facture originale et détaillée du repas ainsi que le reçu interac devront soutenir toute réclamation afin de justifier le montant total incluant le pourboire. Le relevé d’une carte de crédit sans facture détaillée ne constitue pas une pièce justificative admissible. La facture détaillée des repas facturés lors d’un séjour à l’hôtel devra être fournie.

Coucher : Dans un rayon de plus de 100 km du domicile : – Hôtel : Coût réel en négociant le meilleur tarif (tarif du gouvernement, de l’industrie, corporatif, etc) – Autre : 60,00 $ (avec preuve de séjour)

Transport : Le moyen de transport le plus économique doit être privilégié dans la mesure du possible.

Voyage en automobile
Les personnes visées par cette politique peuvent réclamer une indemnité pour frais de déplacement aller/retour lorsque le voyage est effectué en automobile. 
Les frais liés au stationnement ou de parcomètre occasionné par ce mode de déplacement peuvent aussi être remboursés.

Distance reconnue

La distance reconnue aux fins du calcul de l’indemnisation est celle parcourue du lieu de travail habituel à un lieu de rencontre ou de la résidence à un lieu de rencontre.

Taux d’indemnisation

Le taux d’allocation pour frais d’automobile utilisé pour calculer l’indemnité est celui du gouvernement du Canada. Utiliser le taux par kilomètre pour les 5000 premiers kilomètres parcourus en vigueur au moment où a eu lieu le déplacement.

Ex. : Un déplacement a été effectué le 12 décembre 2023 et vous procédez à votre demande de remboursement le 24 janvier 2024. Vous devez utiliser le taux en vigueur en 2023.

Covoiturage

Le taux d’allocation pour frais d’automobile utilisé pour calculer l’indemnité est celui du gouvernement du Canada. Utiliser le taux par kilomètre pour les 5000 premiers kilomètres parcourus en vigueur au moment où a eu lieu le déplacement.

Une indemnité additionnelle de 0,15 $/personne le kilomètre est alloué à la personne qui lors de ses déplacements voyage avec un ou des collègues.

Le nom de chaque passager supplémentaire devra être inscrit sur la demande de remboursement.

Transport en commun

Les personnes concernées par cette politique qui font usage du transport en commun, tels autobus, métro et train, peuvent réclamer la totalité des coûts occasionnés par un tel mode de transport, incluant les frais de taxi pour se rendre au lieu d’embarquement ou de débarquement, le tout sur présentation de pièces justificatives.

Voyage en avion

Le voyage en avion est un mode de transport qui peut être autorisé en certaines circonstances. Pour avoir droit au remboursement des frais d’avion, la distance entre le lieu de départ et le lieu d’arrivée doit excéder 350 kilomètres. Si la distance est moindre, le remboursement maximum sera calculé selon la distance réelle par route au taux du véhicule personnel.

La direction générale doit approuver la dépense avant qu’elle soit effectuée. La classe économique sera normalement utilisée.

Voiture de location

L’utilisation d’une voiture de location peut être autorisée si cette façon de voyager est économique et pratique. La direction générale doit approuver cette dépense avant qu’elle ne soit effectuée. Le remboursement comprendra tous les frais payés aux agences de location incluant les coûts d’assurance supplémentaire, si requis, ainsi que les achats d’essence, s’il y a lieu.

Exclusions

L’Ordre considère qu’il n’est pas de sa responsabilité de rembourser, notamment, les frais suivants :

• Les contraventions aux lois de la circulation;
• Les dépannages d’automobiles privées;
• Les déboursés occasionnés par suite d’un accident ou d’un bris d’automobile privée;
• La surprime réclamée par l’assureur pour couvrir la partie affaires de l’assurance prise par un administrateur, membre de certains comités, président ou employé pour la protection de son véhicule est de sa responsabilité;
• La franchise exigée par l’assureur, lors du règlement de tout accident;
• La distance parcourue pour prendre un repas ou une pause.
   

Pour de plus amples informations, consulter la politique adoptée par la résolution no B-23-13943 le 26 octobre 2023.