La conservation d’un greffe ou d’un greffe commun est d’une durée illimitée.

Ainsi, rien, dans le Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, ne stipule que le greffe papier ou numérique d’un arpenteur-géomètre du Québec doit obligatoirement et physiquement se retrouver dans son local de travail. Le greffe numérique ou papier ainsi que ceux dont l’arpenteur-géomètre est le dépositaire, le cessionnaire ou le gardien, ou le greffe commun dont il est gardien, doivent cependant rester sur le territoire du Québec selon le règlement cité ci-haut.

L’arpenteur-géomètre doit assurer à son greffe et à tout greffe dont il est dépositaire, cessionnaire ou gardien, ainsi qu’à tout greffe commun dont il est gardien, une protection satisfaisante contre le feu, l’eau et le vol.

La situation idéale pour conserver un greffe est une voûte. Une voûte est un espace qui est constitué par des matériaux comme le béton et l’acier pour l’enceinte composée du plancher, du plafond et des murs. Elles ont une très grande résistance au feu, à l’eau et au vol. Une option équivalente à une voûte est l’utilisation de classeurs spéciaux anti-feu qui offrent une très grande résistance au feu, à l’eau et même au vol.

Une situation alternative acceptable à ces classeurs à l’épreuve du feu est la conservation d’un greffe dans des classeurs métalliques fermés. Ces classeurs métalliques ont une résistance minimale contre le feu et l’eau. Les classeurs métalliques doivent eux-mêmes être conservés dans un local sécurisé, les protégeant du vol. Il existe également des systèmes de classeur se déplaçant sur des rails. Ces systèmes permettent de déplacer des rangées entières pour maximiser l’espace. Malheureusement, les classeurs ont parfois le défaut de ne pouvoir se fermer hermétiquement les uns sur les autres, ce qui n’assure pas une protection optimale pour le feu et l’eau. Il est acceptable d’avoir ces systèmes sur rail à condition qu’ils soient hermétiques.

Conserver un greffe dans des boîtes de carton ou sur des étagères ouvertes n’est pas une situation acceptable ; la protection contre le feu et l’eau étant quasi inexistante. En cas de dégât d’eau ou d’incendie, vous perdrez possiblement tout.

Avec la venue du greffe numérique, les mêmes obligations existent. Les données doivent être sécurisées et un système de copie de sauvegarde doit être mis en place. Des mesures de protection suffisantes contre la dégradation, le piratage et la perte de données doivent exister.